با اجرای طرح سامانه مودیان، روشی که کسب‌وکارها صورتحساب صادر می‌کنند به کلی تغییر کرده است. در این سیستم، همه صورتحساب‌ها باید به صورت الکترونیکی صادر شوند و انواع مختلفی دارند. هر کدام از این انواع، ویژگی‌ها و کاربردهای خاص خود را دارند.
در این مقاله، به بررسی انواع صورتحساب در سامانه مودیان می‌پردازیم. همچنین، به شما کمک می‌کنیم تا با توجه به نوع کسب‌وکار خود، بهترین نوع صورتحساب را انتخاب کنید.
انواع صورتحساب در سامانه مودیان
قبل از اجرای قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، صورتحساب‌ها به دو دسته کلی رسمی و غیررسمی تقسیم می‌شدند. در صورتحسابهای رسمی، اطلاعاتی مانند شناسه ملی یا کد اقتصادی برای اشخاص حقوقی و کد ملی برای اشخاص حقیقی الزامی بود.
با اجرای این قانون، صورتحسابهای رسمی به سه دسته اصلی تقسیم شدند:
صورت حساب الکترونیکی سامانه مودیان
صورتحساب الکترونیکی سامانه مودیان، یک سند مالی الکترونیکی است که به جای صورتحسابهای کاغذی سنتی استفاده میشود. هر صورتحساب الکترونیکی دارای یک شماره منحصر به فرد مالیاتی است که توسط سازمان امور مالیاتی به آن اختصاص داده میشود. این شماره برای شناسایی و ردیابی هر صورتحساب و جلوگیری از تقلب استفاده میشود. صورت حساب الکترونیکی سامانه مودیان به سه نوع تقسیم میشود :
1. صورتحساب الکترونیکی نوع اول
با توجه به تنوع مشاغل و نوع معاملات، برای هر کسب‌وکار الگوی خاصی از صورتحساب الکترونیکی نوع اول طراحی شده است. برخی از این الگوها عبارتند از:
- صرافی‌ها: اطلاعاتی مانند نوع ارز، نرخ ارز، میزان ارز مبادله شده و … را شامل میشود.
- فروشندگان طلا و جواهر: عیار طلا، وزن، نوع نگین و سایر مشخصات کالا را درج می‌کند.
- پیمانکاران: اطلاعاتی مانند مدت قرارداد، مبلغ کل قرارداد، پیش پرداخت‌ها و … را شامل میشود.
- ارائه‌دهندگان خدمات: برای صدور قبض آب، برق، گاز و سایر خدمات استفاده میشود.
- شرکت‌های هواپیمایی: برای فروش بلیط هواپیما استفاده میشود.
- صادرکنندگان کالا: اطلاعات مربوط به صادرات کالا را درج می‌کند.
2. صورتحساب الکترونیکی نوع دوم
صورتحساب الکترونیکی ناشی از پرداخت‌های کارتخوان و درگاه‌های پرداخت، سندی الکترونیکی است که در نتیجه انجام تراکنش‌های مالی از طریق دستگاه‌های کارتخوان یا درگاه‌های پرداخت آنلاین صادر میشود و حاوی اطلاعاتی مانند مبلغ پرداختی، شماره تراکنش و مشخصات فروشنده است. این نوع صورتحساب‌ها عمدتاً برای پرداخت‌های خرد و آنلاین استفاده می‌شوند و به عنوان یک مدرک پرداخت برای خریدار محسوب می‌شوند.
بر خلاف صورتحسابهای صادر شده از سامانه مودیان که اطلاعات دقیق‌تری از کالا یا خدمات ارائه شده را در خود دارند، صورتحسابهای ناشی از پرداخت‌های کارتخوان و درگاه‌های پرداخت به طور معمول اطلاعات محدودتری را ارائه می‌دهند. از این رو، نمی‌توان از آن‌ها به عنوان مدرک کامل مالیاتی برای محاسبه مالیات بر ارزش افزوده استفاده کرد.
در این نوع صورتحساب، به دلیل ماهیت نقدی معامله و عدم درج اطلاعات کامل خریدار، امکان اعمال اعتبار مالیاتی ارزش افزوده برای خریدار وجود ندارد.
3. صورتحساب الکترونیکی نوع سوم
در واقع همان رسید یا گزارشی است که هنگام پرداخت با کارت بانکی یا درگاه‌های پرداخت اینترنتی دریافت می‌کنید. این رسید دارای یک شماره منحصر به فرد مالیاتی است که آن را از سایر اسناد مالی متمایز می‌کند.
این بدان معناست که مبلغ پرداختی شامل مالیات بر ارزش افزوده بوده و خریدار نمی‌تواند این مبلغ را در محاسبات مالیاتی خود کسر نماید.
مقایسه انواع صورتحساب الکترونیکی سامانه مودیان
| نوع صورتحساب | اطلاعات خریدار | اعتبار مالیاتی | انواع معاملات |
|---|---|---|---|
| نوع اول | کامل | بله | متنوع |
| نوع دوم | محدود | خیر | نقدی، اطلاعات ناکافی |
| نوع سوم | محدود | ممکن است | پرداخت‌های الکترونیکی |
صورتحساب غیر الکترونیکی سامانه مودیان
صورتحساب غیر الکترونیکی یا صورتحساب کاغذی، سندی است که اطلاعات مربوط به یک معامله تجاری را به صورت دستی و بر روی کاغذ ثبت می‌کند. بر خلاف صورتحساب الکترونیکی که به صورت دیجیتال صادر و ذخیره میشود، صورتحساب غیر الکترونیکی به صورت فیزیکی و بر روی کاغذ چاپ میشود.
صورتحسابهای الکترونیکی به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند:
- صورتحساب مشاغل خاص: این نوع صورتحساب برای مشاغلی با ویژگی‌های خاص مانند طلا و جواهر، خودرو و … طراحی شده است و ممکن است شامل اطلاعات اضافی و فرمت‌های خاصی باشد.
- صورتحساب شمس: این صورتحساب در شرایط اضطراری و زمانی که دسترسی به سامانه مودیان امکان‌پذیر نیست، استفاده میشود. صورتحساب شمس دارای شماره منحصر به فرد مالیاتی است و پس از رفع مشکل، اطلاعات آن باید در سامانه مودیان ثبت شود.
انواع موضوع صورتحساب در سامانه مودیان
- صورت حساب الکترونیکی اصلی فروش
- صورت حساب الکترونیکی اصلاحی
- صورت حساب الکترونیکی ابطالی
- صورت حساب الکترونیکی برگشت از فروش
1. صورتحساب الکترونیکی اصلی
صورتحساب الکترونیکی اصلی اولین سندی است که پس از فروش هر کالا یا خدماتی در سامانه مودیان ایجاد میشود. این صورتحساب شامل اطلاعات دقیقی از معامله مانند تاریخ فروش، مشخصات کالا یا خدمات، قیمت، مالیات و اطلاعات طرفین معامله است.
فرآیند صدور و تایید صورتحساب اصلی:
- صدور صورتحساب: بلافاصله پس از انجام فروش، فروشنده موظف است صورتحساب الکترونیکی اصلی را صادر کرده و آن را به سامانه مودیان ارسال کند.
- تحویل به مشتری: یک نسخه چاپی از صورتحساب به مشتری تحویل داده میشود. این نسخه به عنوان مدرک خرید برای مشتری محسوب میشود.
- تایید توسط خریدار: مشتری موظف است صورتحساب را در کارپوشه شخصی خود در سامانه مودیان بررسی کرده و صحت اطلاعات آن را تایید کند. تایید صورتحساب به منزله پذیرش معامله و اطلاعات مندرج در صورتحساب است.
2. صورتحساب اصلاحی
صورتحساب اصلاحی در سامانه مودیان سندی الکترونیکی است که برای اصلاح اشتباهات یا تغییرات ایجاد شده در اطلاعات یک صورتحساب اصلی، به جز اطلاعات هویتی خریدار یا شناسه کالا/خدمت، صادر میشود. این تغییرات ممکن است به دلایل مختلفی مانند اشتباه در محاسبات، تغییر قیمت، تغییر در مشخصات کالا یا خدمات و … رخ دهد.
مراحل صدور صورتحساب اصلاحی:
- شناسایی اشتباه: ابتدا باید اشتباه یا تغییری که نیاز به اصلاح دارد، شناسایی شود.
- صدور صورتحساب جدید: صورتحساب جدیدی با عنوان “صورتحساب اصلاحی” صادر میشود.
- درج اطلاعات صورتحساب مرجع: در صورتحساب اصلاحی، شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب اصلی (صورتحساب مرجع) قید میشود.
- درج اطلاعات اصلاح شده: اطلاعات اشتباه یا تغییر یافته در صورتحساب اصلی، در صورتحساب اصلاحی با اطلاعات صحیح جایگزین میشود.
- ارسال به سامانه مودیان: صورتحساب اصلاحی به سامانه مودیان ارسال میشود.
3. صورت حساب ابطالی
صورتحساب الکترونیکی ابطالی سندی الکترونیکی است که برای لغو کامل یک معامله قبلاً ثبت شده، صادر میشود. این به معنای آن است که معامله‌ای که قبلاً صورت گرفته، به دلایلی مانند برگشت کالا، لغو قرارداد، اشتباه در صدور صورتحساب اصلی و … لغو شده است.
مراحل صدور صورتحساب ابطالی:
- شناسایی معامله قابل ابطال: ابتدا باید معامله‌ای که باید لغو شود، شناسایی شود.
- صدور صورتحساب جدید: صورتحساب جدیدی با عنوان “صورتحساب ابطالی” صادر میشود.
- درج اطلاعات صورتحساب مرجع: در صورتحساب ابطالی، شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب اصلی (صورتحساب مرجع) قید میشود.
- دلیل ابطال: دلیل ابطال صورتحساب در صورتحساب ابطالی ذکر میشود.
- ارسال به سامانه مودیان: صورتحساب ابطالی به سامانه مودیان ارسال میشود.
4. صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش
صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش سندی الکترونیکی است که برای ثبت برگشت بخشی از کالا یا خدمات فروخته شده، صادر میشود. این نوع صورتحساب زمانی صادر میشود که خریدار بخشی از کالای خریداری شده را به دلایلی مانند نقص کالا، عدم تطابق با سفارش یا تغییر نظر، به فروشنده برگرداند.
مراحل صدور صورتحساب برگشت از فروش:
- دریافت کالا یا خدمات برگشتی: فروشنده کالای برگشتی را دریافت کرده و وضعیت آن را بررسی می‌کند.
- صدور صورتحساب برگشت: فروشنده صورتحساب برگشت از فروش را صادر می‌کند.
- درج اطلاعات صورتحساب مرجع: در صورتحساب برگشت از فروش، شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب اصلی یا اصلاحی که به آن مربوط میشود، قید میشود.
- درج اطلاعات کالا یا خدمات برگشتی: اطلاعات مربوط به کالا یا خدمات برگشتی، مانند تعداد، قیمت و دلیل برگشت، در صورتحساب برگشت از فروش درج میشود.
- ارسال به سامانه مودیان: صورتحساب برگشت از فروش به سامانه مودیان ارسال میشود.
نکات کلیدی انواع فاکتور در سامانه مودیان
- شماره منحصر به فرد مالیاتی: هر صورتحساب الکترونیکی دارای یک شماره منحصر به فرد است که به عنوان شناسه آن صورتحساب عمل می‌کند و برای ردیابی و پیگیری آن بسیار مهم است.
- تاریخ و زمان صدور: تاریخ و زمان صدور صورتحساب باید دقیق باشد و با سایر اطلاعات صورتحساب همخوانی داشته باشد. همچنین، محدودیت‌هایی برای تاریخ و زمان صدور صورتحسابهای مختلف (اصلی، اصلاحی، ابطالی و …) وجود دارد.
- الگوهای مختلف صورتحساب: صورتحسابهای الکترونیکی بسته به نوع فعالیت و صنعت به الگوهای مختلفی تقسیم می‌شوند (مانند قبوض خدماتی، صادرات و …). هر الگو دارای ویژگی‌ها و الزامات خاص خود است.
- اطلاعات خریدار: اطلاعات خریدار در صورتحساب باید دقیق و کامل باشد و در صورت تغییر در اطلاعات خریدار، باید صورتحساب اصلاحی یا ابطالی صادر شود.
- موضوع صورتحساب: هر صورتحساب دارای یک موضوع مشخص (اصلی، اصلاحی، ابطالی، برگشت از فروش) است و برای هر موضوع، قوانین و مقررات خاصی وجود دارد.
- مبالغ و ارزها: مبالغ در صورتحساب باید با دقت محاسبه و ثبت شوند و واحد پول و تعداد ارقام اعشار باید مطابق با قوانین مربوطه باشد.
سخن پایانی
با توجه به اهمیت بالای صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان و تأثیر مستقیم آن بر فرآیندهای مالیاتی، کسب‌وکارها موظف‌اند تا با آگاهی کامل از انواع صورتحساب و قوانین مربوط به هر یک، نسبت به صدور و ارسال به موقع آن‌ها اقدام نمایند.
برای کسب اطلاعات بیشتر و دقیق‌تر در خصوص انواع صورتحساب در سامانه مودیان و نحوه صدور آن‌ها، توصیه میشود به منابع رسمی سازمان امور مالیاتی کشور مراجعه نمایید.